Setiap pelaksanaan musyawarah desa harus dibuat notulensi rapat. Notulen merupakan catatan singkat mengenai jalannya persidangan serta hal yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat.
Notulen musyawarah secara sederhana diartikan sebagai laporan atau pencatatan kata demi kata atas seluruh pembicaraan dalam musyawarah desa, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain (kata dari notulis).
Karena notulensi rapat merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, maka notulen rapat harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas dalam setiap pelaksanaan musyawarah dan rapat-rapat desa.
Fungsi Notulen dalam Musyawarah Desa
1. Dokumen dan alat bukti
2. Sumber informasi untuk peserta rapat yang tidak hadir
Meskipun peserta rapat berhalangan hadir, peserta yang tidak hadir dapat mengetahui materi rapat dan masalah-masalah yang dibahas serta kesimpulan dari hasil musyawarah desa.
3 Pedoman untuk musyawarah berikutnya
Rapat musyawarah desa terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, maka hasil notulensi rapat desa sebelumnya dapat dijadikan pedoman. Karena itu, dokumentansi dari hasil pelaksanaan rapat desa harus disimpan dengan baik.
4 Alat Pengingat untuk Peserta Musyawarah
Dalam kegiatan desa yang membutuhkan pembahasan berulang-ulang. Biasanya, sebelum melakukan atau memulai musyawarah desa. Pimpinan rapat akan membacakan hasil notulensi dari hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat. Baik itu, rapat BPD, rapat LPMD, rapat Bumdes, rapat Karang Taruna, dan rapat-rapat lainnya.
5. Alat untuk pertemuan semu
Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif.
Bagaimana contoh berita acara rapat desa, silahkan donwload disini Contoh Berita Acara Rapat Desa
Karakteristik Notulen
Notulen Musyawarah yang baik harus memenuhi beberapa kriteria. Keteria notulen musyawarah/rapat sebagai berikut:
- Lengkap berisi semua informasi dan penulisannya ringkas dan tidak bertele-tele;
- Bahasa notulen mudah dipahami oleh seluruh peserta musyawarah;
- Setiap pembicaraan ditulis secara terperinci dan satu sama lain saling terkait;
- Dapat membantu pimpinan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan;
- Dapat dijadikan alat bukti, bila terjadi sesuatu permasalahan atau sebagai alat bukti di pengadilan dan lain-lain;
- Dapat membantu mengingatkan kembali bagi pemangku kepentingan terkait bila memerlukan lagi notulen tersebut.
Baca juga: 10 Manfaat dari sebuah musyawarah Desa
Persyaratan dan Kompetensi Notulis
Menjadi seorang notulis yang handal diperlukan beberapa keahlian yang harus dimiliki, yaitu:
- Mendengarkan dan menulis;
- Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting;
- Konsentrasi yang tinggi;
- Menulis cepat/stenografi/shorthand;
- Bersikap objektif dan jujur;
- Menguasai bahasa teknis atau baku;
- Menguasai materi pembahasan;
- Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notulen;
- Mengemukakan hasil mendengarkan dengan cepat, ringkas, dan tepat;
- Menguasai metode pencatatan secara sistematis;
- Menguasai metode pengolahan data;
- Menguasai berbagai hal yang berkaitan dengan musyawarah; dan
- Menyimpulkan hasil musyawarah.
Kewenangan Notulis
Seorang notulis dalam Musyawarah memiliki hak dan kewajiban yang melekat dalam tugasnya agar menghasilkan catatan atau resume hasil musyawarah desa yang utuh dan baik.
Berikut ini diuraikan beberapa keistimewaan yang harus diperoleh notulis, yaitu:
- Notulis diberi informasi terkait latar belakang, tujuan musyawarah, pokok masalah dan jenis musyawarah sebelum dilaksanakan. Notulis harus mengetahui susunan acara termasuk pokok masalah atau materi yang akan dibahas oleh peserta agar dapat dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notulen;
- Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada peserta musyawarah yang lain pada saat pelaksanaan musyawarah;
- Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta musyawarah menjelaskan atau menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis;
- Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat musyawarah berlangsung;
- Setiap sesi berakhir notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan kesimpulan musyawarah;
- Agar dapat menyempurnakan notulennya, notulis berhak berbicara pada setiap sesi pembahasan;
- Notulis duduk di sebelah pemimpin musyawarah, agar mudah berkomunikasi dan memperoleh informasi secara maksimal. Pemimpin musyawarah dapat menyampaikan bahasa isyarat, petunjuk, bisikan atau surat kecil;
- Apabila musyawarah berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang untuk menjadi notulis. Setiap acara berlangsung dua jam. Notulis digantikan dengan yang orang lain karena pekerjaan notulis membutuhkan konsentrasi yang tinggi dan melelahkan. Bahkan dalam musyawarah yang besar notulis diganti setiap setengah jam;
- Ketika menyusun notulen, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena memerlukan konsentrasi yang penuh;
- Jika musyawarah membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlangsung alot serta rumit, maka notulis berhak memperoleh keleluasaan untuk menyusun notulen akhir. Perbandingan waktu antara mengolah data dengan lamanya musyawarah yaitu 3:1. Artinya musyawarah berlangsung selama 1 jam, maka setelah musyawarah waktu yang dibutuhkan notulis untuk mengolah data hasil musyawarah ialah selama 3 jam.
Baca juga: 10 Manfaat Musyawarah Desa
Garis-Garis Besar Notulensi Musyawarah
Isi notulen hasil musyawarah yang baik adalah yang ringkas tetapi lengkap serta jelas.
Notulen yang lengkap berisi hal-hal sebagai berikut:
- Nama organisasi, instansi, badan atau lembaga yang menyelenggarakan Musyawarah Desa;
- Sifat musyawarah (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain);
- Hari dan tanggal diselenggarakan Musyawatah Desa;
- Tempat musyawarah desa dilaksanakan;
- Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti ditulis sampai dengan selesai);
- Nama dan jabatan pimpinan musyawarah desa;
- Daftar hadir peserta (nama lengkap, alamat, unsur, No HP dan tanda tangan;
- Catatan semua persoalan yang belum ada keputusan;
- Usul-usul atau perbaikan;
- Tanggal atau bulan kapan akan diadakan musyawarah kembali;
- Penundaan musyawarah dan tanggal penundaan, (bila perlu);
- Susunan Notulen Musyawarah Desa.
- Keputusan hasil rapat diambil secara musyawarah mufakat/aklamasi dan pemungutan suara/voting, dan
- Tanda tangan notulis, pimpinan musyawarah, Kepala Desa, BPD dan wakil masyarakat.
Notulen/notulensi harus disusun secara berurutan sesuai dengan topik dan subtopik pembahasan agar mudah bagi pembaca untuk mempelajari dan merangkai hasil dari peristiwa rapat.
Susunan Notulen Musyawarah Desa:
- Nomor pertemuan (musyawarah) dan jenis musyawarah perlu disebutkan;
- Jam dimulai pertemuan harus disebutkan demikian waktu berakhirnya, Apabila belum pasti selesainya, maka ditulis mulai pukul 8.00 sampai selesai;
- Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan pada notulen;
- Meskipun notulen ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus disebutkan namanya;
- Nama pendukung, terutama yang tidak disetujui jangan dituliskan, lebih baik ditulis;
- Setelah musyawarah selesai notulis mengoreksi kembali setiap catatan penting dan menyalin kembali atau di ketik dan disimpan dalam penyimpanan, dan ditandatangani oleh notulis serta pimpinan rapat desa;
- Bila perlu digandakan untuk dibagikan kepada peserta yang tidak hadir pada waktu musyawarah atau dibagikan pada waktu musyawarah desa berikutnya.
Demikian tentang Panduan Membuat Notulensi Musyawarah dan Contoh Berita Acara Rapat Desa. Semoga bermanfaat.